Ресепшн положение о подразделении

Содержание
  1. Ресепшн положение о подразделении
  2. Секретарь на ресепшен: как оформить?
  3. Должностная инструкция администратора гостиницы
  4. Ресепшн положение о подразделении государственного ветеринарного надзора
  5. Глоссарий. Положение о структурном подразделении
  6. Разработка положения о структурном подразделении организации (стр. 1 из 4)
  7. Как разработать положение об отделе
  8. Секретарь на ресепшен: как оформить?
  9. Положения о подразделениях, должностные инструкции
  10. Формула карьеры для секретаря ресепшн
  11. Как утвердить положение об отделе
  12. Как разработать положение об отделе
  13. Должностная инструкция ресепшиониста
  14. Должностные обязанности
  15. Права
  16. Ответственность  
  17. Общий каталог описания должностей тут:  Список типовых должностей!
  18. Должностная инструкция — секретарь ресепшн
  19. Администратор службы ресепшен обязанности
  20. Один из важнейших атрибутов компаний
  21. Положение как организационно-правовой документ
  22. Виды положений
  23. Положение о структурном подразделении
  24. Реквизиты положения

Ресепшн положение о подразделении

Ресепшн положение о подразделении

Многие выпускники при поиске работы сталкиваются с проблемой, которая проще всего описывается метафорой замкнутого круга: без опыта на работу не берут, а получить, опыт, не работая, невозможно.

Однако, при описании в положениях об отделах подчиненности, определении горизонтальных и вертикальных связей и зон ответственности все равно потребуется согласованная работа с привлечением представителей других подразделений.

Секретарь на ресепшен: как оформить?

Ответственность подразделения организации обусловливается ответственностью его руководителя и работников в зависимости от должностных функций. На практике редко формально закрепляются взаимосвязи подразделений, например кадрового с другими структурами организации. Во многих организациях эти связи налажены.

Подготовленный проект положения обязательно согласовывается с юридической службой организации, по необходимости — с кадровой службой, а также с руководителями других структурных подразделений или должностными лицами, с которыми подразделение взаимодействует.

Каждый сотрудник знает сферу своей деятельности и ответственности в соответствии с должностными инструкциями, знает нормативные и законодательные документы, регулирующие вопросы оказания гостиничных услуг в пределах необходимой компетенции, ознакомлен с действующими регламентами и стандартами и правилами, относящимися к профессиональной деятельности.

Должностная инструкция администратора гостиницы

Служба приема и размещения является первым подразделением, с которым знакомятся гости, бронируя номера и приезжая в гостиницу.

Описание функциональности подразделения, которым руководит менеджер или описание функциональности в должностной инструкции профильного специалиста очень важно.

В первую очередь, это «локализует» задачу для работника (линейного руководителя, специалиста), исключает потери его времени на принятие решений типа: «а нужно ли мне это делать, может быть это не моя задача (не задача моего подразделения)….».

Администратор регистрирует и расселяет гостей, заботится о доставке багажа в номер, объясняет постояльцам правила отеля, информирует о дополнительных услугах, выдаёт ключи и забирает их на хранение, когда гости на время покидают гостиницу. Если на имя постояльца приходит корреспонденция, администратор вручает её адресату. Правда, многие обязанности администратора постояльцам не видны.

Ресепшн положение о подразделении государственного ветеринарного надзора

Вносить предложения руководству по совершенствованию качества обслуживания, улучшению организации труда. Взаимодействовать с другими подразделениями организации для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.

Следует отметить, что на сегодняшний день существует как минимум два способа формирования функциональности подразделений и должностных лиц.

Позиция административного менеджера/директора, управляющего всеми подразделениями компании, на которых лежат административно-хозяйственные функции, существует в основном в крупных компаниях.

В период временного отсутствия Администратора его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя]. 2.

Функциональные обязанности Администратор обязан осуществлять следующие трудовые функции: 2.1.

Осуществлять работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий. 2.2. Обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей. 2.3.

Глоссарий. Положение о структурном подразделении

Прежде всего, волосы должны быть чистыми, аккуратно подстриженными и причесанными. Прическа женщины должна быть компактной, распущенные волосы недопустимы. Мужчины должны быть тщательно выбриты. Усы и бакенбарды аккуратно подстрижены. Цвет волос должен выглядеть натуральным.

За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины. 6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

  1. Условия работы ресепшиониста

Режим работы ресепшиониста определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятии.

Эта позиция совмещает в себе управленческую составляющую (как правило, офис-менеджерам подчинены секретари ресепшн, водители, курьеры) с новым, по сравнению с ресепшн, функционалом — регулярные офисные закупки, организация клининга, взаимодействие с провайдерами сервисов и пр.

Маршрутизацию, принятую на предприятии. Инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия. Иностранный язык. Стандарты делопроизводства. Техническое оснащение офиса.

Эта позиция совмещает в себе управленческую составляющую (как правило, офис-менеджерам подчинены секретари ресепшн, водители, курьеры) с новым, по сравнению с ресепшн, функционалом — регулярные офисные закупки, организация клининга, взаимодействие с провайдерами сервисов и пр.

Главные составляющие в структуре контактной службы: администратор (портье), консьерж (информация), кассир, служба предварительного заказа (резервация). Служба приема и размещения является сердцем любого отеля. Во многих отелях она получила название reception. С этой службой клиент контактирует чаще всего, обращаясь за информацией и советами.

На заседании Совета руководителей кадровых служб центральных органов исполнительной власти, проведенном Главным управлением государственной службы Украины 7 сентября 2009 года, был рассмотрен проект Типового положения о кадровой службе органа исполнительной власти.

Требовать от руководства создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности Общества. Сообщать руководству в пределах своей компетенции обо всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

При заселении администратор старается как можно больше рассказать о дополнительных услуг, дабы в дальнейшем избежать недовольства гостей. Администратор всегда вежлив и тактичен при общении с гостей. Администратор не должен грубить гостю, так как это оттолкнет его, и гость не купить не только дополнительную услугу, но и не заселиться в отель.

Заказ переговорных комнат 3.3.2. Заказ пропусков 3.3.3. Заказ курьерских служб 3.3.4. Заказ водителей3.4. Прием гостей, организация переговоров, подача напитков и угощений.

Разработка положения о структурном подразделении организации (стр. 1 из 4)

Выполнение машинописных, редакционных и множительных работ. 3.6. Выполнение программ обзвона, а также прочих поручений.

Но, даже когда такая обязанность будет вменена этим службам, к разработке положений об отделах необходимо в обязательном порядке привлечь руководителей соответствующих структурных подразделений, юридической или правовой службы.

Укажем и то, что действительно, выписка из бизнес-процесса по конкретному должностному лицу (или подразделению) дает конкретизированную во времени, привязанную к конкретному документу (источнику информации) функцию. Но данная функциональность динамична в связи с изменениями бизнес-процессов и их параметров (время, формы документов и информации).

Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции. 4.6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри предприятия.

Отсутствует такое «занятие» и в Общероссийском классификаторе занятий ОК 010-93[3]. Должности «секретарь на ресепшен» нет и в Перечне профессий (специальностей), по которым осуществляется профессиональная подготовка в общеобразовательных учреждениях[4] (как следствие – никто и не занимается подготовкой таких специалистов).

Также зона ожидания может выполнять функции демонстрационного зала, если в ней расположены витрины с предлагаемой продукцией и имеющимися наградами и сертификатами качества. Очень часто именно в этой зоне проходит кратковременное общение клиентов и остальных сотрудников компании, заполнение необходимых бумаг и выяснение спорных моментов с посетителями.

Правила рассмотрения претензий, жалоб от клиентов, связанных с неудовлетворенным обслуживанием клиентов.

Вся информация, размещённая на сайте, носит исключительно информационный характер и не является публичной офертой.

Но все эти отделы, составляющие организацию, взаимосвязаны между собою и являются частью единого управленческого и производственного механизма.

Основными функциями службы приема и размещения считаются: бронирование мест в гостинице; регистрация и размещение туристов; оформление расчетов при выезде гостя; предоставление различной информации. В большинстве гостиниц работники службы приема и размещения работают по 24 ч с 8-9 утра. Начиная работу, администратор должен просмотреть журнал с записями предыдущей смены.

Услуги, предоставляемые в гостиницах, подразделяются на основные и дополнительные. Они могут быть бесплатными и платными. К основным услугам относятся услуги: проживания и питания согласно «Правилам предоставления гостиничных услуг».

Согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации исполнитель обязан обеспечить круглосуточное оформление потребителей, прибывающих в гостиницу и убывающих из нее. Поэтому работа службы приема и размещения имеет сменный характер. Соответственно выбранному режиму работы смен и определяется число работников службы.

Как разработать положение об отделе

Согласно последним тенденциям в организации офисных пространств, стойка ресепшн перестала быть заградительным барьером между посетителями и администратором. Теперь актуальны открытые зоны, приглашающие клиентов к эффективному и продолжительному сотрудничеству.

Распоряжениями начальника отдела документационного обеспечения управления и архивного хранения. Положением об оплате труда и о премировании работников Общества.

Руководитель службы принимает участие в совещаниях, созываемых руководством отеля, затрагивающих деятельность службы и отеля в целом.

Перечень и качество предоставления платных дополнительных услуг должны соответствовать требованиям присвоенной гостинице категории.

Стойка приема и размещения делится на три секции: секция регистрации; секция кассовых операций; секция информации и почты.

Это выгодно всем. Исполнители — руководитель и сотрудники каждого отдела получают четкое представление о задачах и функциях подразделения, зонах его ответственности. Руководство предприятия,в свою очередь, получает возможность конкретной адресации управленческих решений и контроля их выполнения.

Источник: https://paper-pro.ru/pravovye-stati/16326-resepshn-polozhenie-o-podrazdelenii.html

Секретарь на ресепшен: как оформить?

Ответственность подразделения организации обусловливается ответственностью его руководителя и работников в зависимости от должностных функций. На практике редко формально закрепляются взаимосвязи подразделений, например кадрового с другими структурами организации. Во многих организациях эти связи налажены.

Предприятия, учреждения и организации всех форм собственности в своей деятельности, наряду с актами государственной власти, руководствуются положениями, уставами, инструкциями и правилами, закрепляющие конкретные функции, права и обязанности органов управления на длительное время.

Служба приема и размещения подчиняется старшему администратору, который назначается и освобождается от должности директором ИП. Воробьёва.Н.Н. Старший администратор организует и контролирует деятельность службы приема и размещения и процесс непрерывного взаимодействия с другими службами предприятия, регулирует потребность и расстановку кадров.

Положения о подразделениях, должностные инструкции

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

Впечатления, полученные от этого знакомства, во многом формируют отзывы гостей о качестве обслуживания в целом. Именно эту службу можно назвать лицом гостиницы, и во многом от нее зависит заполняемость, а следовательно, и экономическая эффективность гостиницы.

Описание функциональности подразделения, которым руководит менеджер или описание функциональности в должностной инструкции профильного специалиста очень важно.

В первую очередь, это «локализует» задачу для работника (линейного руководителя, специалиста), исключает потери его времени на принятие решений типа: «а нужно ли мне это делать, может быть это не моя задача (не задача моего подразделения)….».

Администратор регистрирует и расселяет гостей, заботится о доставке багажа в номер, объясняет постояльцам правила отеля, информирует о дополнительных услугах, выдаёт ключи и забирает их на хранение, когда гости на время покидают гостиницу. Если на имя постояльца приходит корреспонденция, администратор вручает её адресату. Правда, многие обязанности администратора постояльцам не видны.

Вносить предложения руководству по совершенствованию качества обслуживания, улучшению организации труда. Взаимодействовать с другими подразделениями организации для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.

Первый способ указан выше, когда при описании функциональности идут от «общего к частному», детализируя главную задачу, ответственность функционального блока.
Компания Межрегиональная компания Содействие (Кощеев Э.В.), ИП, Перми (Россия) — только качественные услуги.

Внутренние документы: Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (офис-менеджера); Положение о организационно-аналитическом отделе, Должностная инструкция ресепшиониста, Правила внутреннего трудового распорядка.

Формула карьеры для секретаря ресепшн

Макияж должен быть неприметным, ногти должны быть аккуратно подстриженными и чистыми. Разрешается пользоваться лаком для ногтей неброских, умеренных тонов. Не следует пользоваться духами и одеколоном с резким или сильным запахом.

За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины. 6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

  1. Условия работы ресепшиониста

Режим работы ресепшиониста определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в предприятии.

Эта позиция совмещает в себе управленческую составляющую (как правило, офис-менеджерам подчинены секретари ресепшн, водители, курьеры) с новым, по сравнению с ресепшн, функционалом — регулярные офисные закупки, организация клининга, взаимодействие с провайдерами сервисов и пр.

Маршрутизацию, принятую на предприятии. Инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия. Иностранный язык. Стандарты делопроизводства. Техническое оснащение офиса.

Для успешной работы на этой позиции знакомство с компанией, стандартами её работы и руководителями крайне важно, поэтому внутренний перевод на позицию персонального ассистента к одному из руководителей — распространённое явление.

Контактная служба (фронт-офис) организует обслуживание клиентов и отвечает за оплату гостиничных услуг. Через нее осуществляется связь с любым другим отделом отеля.

Основным инструментом службы приема и размещения является работа с информацией, которая направляется по двум каналам — к гостям и в администрацию.

К туристам поступает информация о составе номерного фонда, тарифах, видах обслуживания.

Положение должно быть оформлено на общем или специальном бланке организации или на чистых листах бумаги формата А4.

На заседании Совета руководителей кадровых служб центральных органов исполнительной власти, проведенном Главным управлением государственной службы Украины 7 сентября 2009 года, был рассмотрен проект Типового положения о кадровой службе органа исполнительной власти.

Профессиональные стандарты обслуживания в средствах размещения, Определение и структура службы reception в средствах размещения — Должностные обязанности менеджера гостиничного комплекс.

На ресепшене есть брошюры указывающие на акции отеля и дополнительные услуги. Так же при звонке в отель вы можете спросить про дополнительные услуги.

Заказ переговорных комнат 3.3.2. Заказ пропусков 3.3.3. Заказ курьерских служб 3.3.4. Заказ водителей3.4. Прием гостей, организация переговоров, подача напитков и угощений.

Ответственность сотрудников службы приема и размещения устанавливается должностными инструкциями и правилами поведения работников отеля. Но такие подразделения имеются даже не на каждом крупном предприятии. Поэтому на практике чаще всего положения об отделах разрабатываются специалистами службы по персоналу и кадров.

Второй способ практикуется в «операционном консалтинге», когда сначала описываются бизнес-процессы с участием «действующих должностных лиц» (как правило, с помощью специальных программных Case-средств), а затем, как выписка из всех бизнес-процессов по конкретному действующему лицу, программно формируется его функциональность.

Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции. 4.6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри предприятия.

Как утвердить положение об отделе

Итак, зона ресепшн, как и любое другое служебное помещение, имеет ряд основных функций, которые определяют ее размеры, месторасположение, оформление и степень технической оснащенности.

Служба приема и размещения в своей деятельности руководствуется нормами действующего законодательства РБ, утвержденными должностными и служебными инструкциями и стандартами предприятия и настоящим положением.

Заказать мебель, получить информацию о расценках или бесплатную консультацию, Вы можете по телефонам:8 (812) 670-6556, 8 (812) 670-6560.

Положение об отделе — локальный нормативный акт, которым устанавливается статус и функционал внутреннего структурного подразделения организации. Этим документам также определяются зоны ответственности, что облегчает адресацию управляющих решений и контроль их выполнения.

Основными функциями службы приема и размещения считаются: бронирование мест в гостинице; регистрация и размещение туристов; оформление расчетов при выезде гостя; предоставление различной информации. В большинстве гостиниц работники службы приема и размещения работают по 24 ч с 8-9 утра. Начиная работу, администратор должен просмотреть журнал с записями предыдущей смены.

Он разрешает конфликтные ситуации, если гостю что-то не нравится в обслуживании. Но если сам гость норовит затеять драку или что то типо того, администратору приходится призвать его к порядку — вежливо, но строго. А когда не получается, на помощь приходит охрана гостиницы.

Согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации исполнитель обязан обеспечить круглосуточное оформление потребителей, прибывающих в гостиницу и убывающих из нее. Поэтому работа службы приема и размещения имеет сменный характер.

Соответственно выбранному режиму работы смен и определяется число работников службы.

Как разработать положение об отделе

Прежде всего, основным предназначением административной зоны является встреча гостей, выяснение потребностей и обеспечение результативного и комфортного пребывания их в офисе компании. Для каждой фирмы дополнительные функции зоны ресепшн могут отличаться. Все зависит от должностных обязанностей сотрудника, чье рабочее место находится за стойкой.

В таком случае, стойка выполняет коммутативные функции центра связи и должна быть оборудована мини АТС. Кроме того, ресепшионист может вести регистрацию, сортировку и отправку корреспонденции фирмы. Тогда зона ресешпн является местом хранения и оформления первичной документации и требует наличия дополнительных стеллажей, полок и офисного оборудования.

Распоряжениями начальника отдела документационного обеспечения управления и архивного хранения. Положением об оплате труда и о премировании работников Общества.

Руководитель службы принимает участие в подготовке проектов приказов, распоряжений и инструкций по отелю в вопросах, относящихся к компетенции службы приема и размещения.

Перечень и качество предоставления платных дополнительных услуг должны соответствовать требованиям присвоенной гостинице категории.

К службе приема и размещения предъявляются следующие требования. Во-первых, служба приема и размещения должна быть расположена в непосредственной близости от входа в гостиницу. Если вестибюль гостиницы весьма большой, то он должен быть оборудован соответствующими указателями или клиентов должен встречать персонал отеля.

Это выгодно всем. Исполнители — руководитель и сотрудники каждого отдела получают четкое представление о задачах и функциях подразделения, зонах его ответственности. Руководство предприятия,в свою очередь, получает возможность конкретной адресации управленческих решений и контроля их выполнения.

Источник: https://1-kadastr.ru/biznes/7550-resepshn-polozhenie-o-podrazdelenii.html

Должностная инструкция ресепшиониста

Ресепшн положение о подразделении

1. Ресепшионист относится к категории технических исполнителей.

2. На должность ресепшиониста назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, опыт офисной работы не менее ___________________

3. Ресепшионист должен знать:

3.1. Структуру управления предприятием.

3.2. Расположение структурных подразделений и отдельных специалистов предприятия.

3.3. Основы делового этикета и протокола.

3.4. Техническое оснащение офиса.

3.5. Маршрутизацию, принятую на предприятии.

3.6. Инструкции службы безопасности по доступу посетителей на объекты предприятия.

3.7. Иностранный язык.

3.8. Стандарты делопроизводства.

3.9. Техническое оснащение офиса.

3.10. Основные правила пользования оргтехникой.

3.11. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.12. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность ресепшиониста и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.

5. Ресепшионист подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия ресепшиониста (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Должностные обязанности

Ресепшионист:

  1. Принимает телефонные звонки и посетителей в приемной офиса (предприятия).
  2. Выясняет потребности звонящих и посетителей.
  3. Перенаправляет запросы надлежащим работникам предприятия.
  4. Регистрирует время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, название отдела, номер кабинета и т.д.).
  5. Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции.
  6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри предприятия.
  7. Организует эскорт посетителя в требуемое подразделение или к ответственному работнику предприятия.
  8. Сообщает соответствующим подразделениям и работникам о предстоящем визите, о его переносе или отмене. 
  9. Выполняет смежные функции.

Права

Ресепшионист имеет право:

  1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
  2. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Ответственность  

Ресепшионист несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Общий каталог описания должностей тут:  Список типовых должностей!

КА “Кадровый метод” – это современное кадровое агентство по быстрому и эффективному поиску, подбору персонала. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала.

Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонала, бухгалтеров, врачей, стилистов, …
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице.

На странице “Акции” Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.

Если Вам интересен запрос ищу работников, то мы Вам подберем персонал, а соискателям поможем найти работу! Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.

Для Вашего удобства мы создали раздел “Подбор персонала по профессиям” в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел “Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям”
Для соискателей созданы 3 полезных раздела, а именно “Как составить резюме”, “Советы соискателю” и “Открытые вакансии”. Соискателю станет найти работу проще! Наши советы соискателям работы помогают найти работу, если прочитать внимательно все статьи! Подписка на рассылку наших новых вакансий на странице “Подписка на новые вакансии”

Источник: https://hr-metod.com/polezno/dolzhnostnye-instrukcii/sekretariat-kancelyariya/dolzhnostnaja-instrukcija-resepshionista.html

Должностная инструкция — секретарь ресепшн

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Действующее законодательство РФ, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные документы по вопросам осуществления деятельности. Основы делового этикета и протокола. Правила и нормы охраны труда , техники безопасности , производственной санитарии и противопожарной защиты.

В отдельный подпункт могут быть вынесены вопросы структуры кадровой службы, который может включать следующие подразделения: руководящие кадры и формирование кадрового резерва; подготовка и повышение квалификации кадров; отдел по работе с кадрами; отдел социального обеспечения; отдел безопасности жизнедеятельности.

Проект положения разрабатывает, как правило, руководитель структурного подразделения на основании типового положения о соответствующей службе.

Профессиональный внешний вид это важная составляющая сервиса, представляемого гостям, знак внимательного отношения к коллегам. Несоблюдение данного стандарта может явиться основанием для отстранения сотрудника от работы.

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

Служба приема и размещения является первым подразделением, с которым знакомятся гости, бронируя номера и приезжая в гостиницу.

Следует отметить, что при условии выполнения одного из принципиальных положений классической административной школы управления (Файель): «Линейный руководитель несет персональную ответственность за работу всего подразделения», положение о подразделении фактически становится должностной инструкцией руководителя.

Уборка номеров, смена белья и т.п. — это обязанность горничной. Но администратор контролирует, чтобы всё было сделано вовремя. Если где-то перегорела лампочка или в баре номера кончилась минералка, он направляет соответствующего сотрудника, чтобы тот всё исправил. Иными словами, администратор координирует работу гостиничных служб, чтобы гостям было уютно и комфортно.

Во время отсутствия секретаря на ресепшн его обязанности исполняет в установленном порядке лицо, несущее полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Следует отметить, что на сегодняшний день существует как минимум два способа формирования функциональности подразделений и должностных лиц.
Компания Межрегиональная компания Содействие (Кощеев Э.В.), ИП, Перми (Россия) — только качественные услуги.

Предлагаем услугу Разработка Положений о подразделениях, должностных инструкций. Компания Межрегиональная компания Содействие (Кощеев Э.В.), ИП, Перми (Россия) — только качественные услуги. Звоните!

Макияж должен быть неприметным, ногти должны быть аккуратно подстриженными и чистыми. Разрешается пользоваться лаком для ногтей неброских, умеренных тонов. Не следует пользоваться духами и одеколоном с резким или сильным запахом.

Условия оплаты труда ресепшиониста определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала. 9 Заключительные положения 9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

Для успешной работы на этой позиции знакомство с компанией, стандартами её работы и руководителями крайне важно, поэтому внутренний перевод на позицию персонального ассистента к одному из руководителей — распространённое явление.

Условия оплаты труда ресепшиониста определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала. 9 Заключительные положения 9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

Эта позиция совмещает в себе управленческую составляющую (как правило, офис-менеджерам подчинены секретари ресепшн, водители, курьеры) с новым, по сравнению с ресепшн, функционалом — регулярные офисные закупки, организация клининга, взаимодействие с провайдерами сервисов и пр.

И именно первые 5-7 минут контакта с портье создают сильное впечатление у клиента о гостинице, которую он выбрал. Основные цели и стратегии службы приема и размещения гостиницы совпадают с главной задачей всей гостиницы, — это предоставление гостям самого высокого качества услуг, а также увеличение процента занятости гостиницы.

Текст положения можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Каждая часть текста должна иметь свой номер. Нумеруют арабскими цифрами.

На заседании Совета руководителей кадровых служб центральных органов исполнительной власти, проведенном Главным управлением государственной службы Украины 7 сентября 2009 года, был рассмотрен проект Типового положения о кадровой службе органа исполнительной власти.

Профессиональные стандарты обслуживания в средствах размещения, Определение и структура службы reception в средствах размещения — Должностные обязанности менеджера гостиничного комплекс.

При заселении администратор старается как можно больше рассказать о дополнительных услуг, дабы в дальнейшем избежать недовольства гостей. Администратор всегда вежлив и тактичен при общении с гостей. Администратор не должен грубить гостю, так как это оттолкнет его, и гость не купить не только дополнительную услугу, но и не заселиться в отель.

Сотрудник непосредственно подчинен старшему секретарю (далее — LРуководитель¦). 1.4. Свою работу и отношения по работе Сотрудник строит на основе: законодательства РФ, регулирующих данную деятельность внешних и внутренних нормативных и других документов, установленных в Компании правил и процедур, Положением о АХД, настоящей Должностной инструкции.

Выполнение машинописных, редакционных и множительных работ. 3.6. Выполнение программ обзвона, а также прочих поручений.

Обратите внимание! Чем более подробно прописаны в положении об отделе его функции и задачи, тем белее оптимальным будет распределение поручений руководства и эффективнее работа всего предприятия в целом.

Укажем и то, что действительно, выписка из бизнес-процесса по конкретному должностному лицу (или подразделению) дает конкретизированную во времени, привязанную к конкретному документу (источнику информации) функцию. Но данная функциональность динамична в связи с изменениями бизнес-процессов и их параметров (время, формы документов и информации).

Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции. 4.6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри предприятия.

Администратор службы ресепшен обязанности

Как правильно оформить человека на работу и составить должностную инструкцию? Действительно, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих[1] (далее – Квалификационный справочник), несмотря на неоднократное внесение дополнений, должность секретаря на ресепшен не упоминается.

Итак, зона ресепшн, как и любое другое служебное помещение, имеет ряд основных функций, которые определяют ее размеры, месторасположение, оформление и степень технической оснащенности.

Служба приема и размещения осуществляет встречу, прием и размещение гостей, круглосуточное взаимодействие с клиентами посредством внутренней и внешней телефонной, факсимильной, почтовой связи и электронной почты. Контролирует работу и обеспечивает взаимодействие дежурных служб гостиницы в ночное время, выходные и праздничные дни. Производит бронирование мест в гостинице.

Любая успешная компания в полной мере осознает важность зоны приема посетителей и старается сделать ее максимально эргономичной и комфортной для своих сотрудников, партнеров и клиентов. Только правильно оформленное и грамотно оборудованное рабочее место может обеспечить хорошее настроение администратору и как следствие – создать позитивную эмоциональную атмосферу для посетителей.

Один из важнейших атрибутов компаний

Но все эти отделы, составляющие организацию, взаимосвязаны между собою и являются частью единого управленческого и производственного механизма.

Перед началом работы необходимо также просмотреть информацию о наличии свободных мест и заявки на текущие сроки. На основании ряда документов администратор ведет учет использования номерного фонда. При приеме гостя портье должен: проверить все условия предварительного бронирования; предложить клиенту заполнить анкету; проверить документы клиента.

Он разрешает конфликтные ситуации, если гостю что-то не нравится в обслуживании. Но если сам гость норовит затеять драку или что то типо того, администратору приходится призвать его к порядку — вежливо, но строго. А когда не получается, на помощь приходит охрана гостиницы.

Согласно Правилам предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации исполнитель обязан обеспечить круглосуточное оформление потребителей, прибывающих в гостиницу и убывающих из нее. Поэтому работа службы приема и размещения имеет сменный характер. Соответственно выбранному режиму работы смен и определяется число работников службы.

В таком случае, стойка выполняет коммутативные функции центра связи и должна быть оборудована мини АТС. Кроме того, ресепшионист может вести регистрацию, сортировку и отправку корреспонденции фирмы. Тогда зона ресешпн является местом хранения и оформления первичной документации и требует наличия дополнительных стеллажей, полок и офисного оборудования.

Согласно последним тенденциям в организации офисных пространств, стойка ресепшн перестала быть заградительным барьером между посетителями и администратором. Теперь актуальны открытые зоны, приглашающие клиентов к эффективному и продолжительному сотрудничеству.

На должность секретаря на ресепшн назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование , опыт офисной работы не менее 1 года. Секретарь на ресепшн подчиняется непосредственно заместителю директора по документационному обеспечению управления и по персоналу.

Руководитель службы принимает участие в совещаниях, созываемых руководством отеля, затрагивающих деятельность службы и отеля в целом.

Перечень и качество предоставления платных дополнительных услуг должны соответствовать требованиям присвоенной гостинице категории.

Сотрудники этой службы должны быть предельно внимательны и корректны, их разговор с клиентами никогда не должен прерываться длительным телефонным разговором.

В структуре службы приема и размещения принято выделять Front Desk (стойка приема и размещения, стойка администратора, портье, Reception) и Front Office.

Такие внутренние организационно-распорядительные документы разрабатываются для всех структурных подразделений предприятия, в том числе, отделов, рабочих групп, служб, лабораторий, бюро.

Источник: https://sushigang.ru/zhilishhnoe-pravo/10322-resepshn-polozhenie-o-podrazdelenii.html

Положение как организационно-правовой документ

Ресепшн положение о подразделении

Фундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц.

В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение.

Наша справка

К организационно-правовым документам относятся:

  • устав;
  • учредительный договор;
  • положение об организации;
  • положения о структурных, обособленных подразделениях, о коллегиальном (совещательном) органе организации и т.д.;
  • регламент;
  • штатное расписание;
  • инструкция;
  • должностная инструкция;
  • правила внутреннего трудового распорядка и др.

Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) – советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения.

Виды положений

Наш словарик

Положение – это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.

В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений:

  • Положение об организации;
  • положения о структурных подразделениях, например Положение о бухгалтерии или Положение об отделе кадров;
  • положения, определяющие деятельность комиссии или группы, например Положение об экспертной архивной комиссии;
  • положения, регламентирующие работу должностных лиц, например Положение о генеральном директоре;
  • положения, регулирующие организационные отношения по какому-либо конкретному вопросу, например Положение об аттестации работников или положение о работе с заявлениями и претензиями физических лиц.

Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя.

Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях.

Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно.

Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы – в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся.

Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь.

Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться.

Обратите внимание

Такие документы, как Положение об аттестации, Положение о работе с претензиями и др., по сути являются  пошаговыми руководствами к действию: в них подробно описан каждый этап решения той или иной задачи.

Положение о структурном подразделении

Положения о структурных подразделениях, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений.

Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательно не установлены, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Основные разделы стандартного Положения о подразделении представлены в таблице.

Основные разделы Положения о подразделении и их содержание

Раздел положения

раздела

1

Общие положения

  • полное наименование структурного подразделения (далее – СП);
  • наименование, номер, дата правового акта, на основании которого создано СП;
  • нормативные документы, которыми СП руководствуется в своей деятельности;
  • кто возглавляет СП;
  • кому подчиняется СП;
  • порядок назначения и освобождения от должности руководителя СП;
  • наличие печати

2

Основные задачи

Задачи, для решения которых создано и работает СП

3

Функции

Конкретные виды работ, выполняемые СП в рамках решения своих основных задач

4

Права и обязанности

Права и обязанности руководителя и работников  СП при выполнении своих функций

5

Ответственность

Виды ответственности, которую может понести руководитель и работники СП в случае невыполнения своих обязанностей (дисциплинарная, административная, а в некоторых случаях и уголовная)

6

Взаимоотношения

Порядок взаимодействия СП с другими подразделениями организации: в какой форме осуществляется, какие документы при этом создаются и т.д.

Реквизиты положения

При подготовке положения оформляются  следующие реквизиты документа:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • заголовок к тексту;
  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • место составления или издания документа;
  • гриф утверждения документа;
  • текст документа;
  • визы согласования документа.

Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.

  • Наименование организации. Название организации-автора указывается согласно учредительным документам. Если в этих документах наряду с полным имеется и сокращенное наименование, то оно также указывается (Пример 1). Наименования на языках субъектов Российской Федерации или на иностранных языках указываются ниже наименования на русском или справа от него на одном уровне.

Автором положения может быть как филиал, так и структурное подразделение – в этом случае его название указывается под наименованием организации (см. Пример 1).

Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях). В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), как в Примере 2, и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).

  • Наименование вида документа. Данный реквизит печатается прописными буквами: ПОЛОЖЕНИЕ, точка после него не ставится.
  • Заголовок к тексту. Набирается с новой строки и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? (см. варианты расположения реквизита в Примерах 1 и 2).
  • Дата документа. Датой документа является дата его утверждения. Она проставляется в соответствующем поле утверждающим должностным лицом. Если положение подписывается двумя и более организациями, то его датой будет дата последнего утверждения (см. Пример 2).
  • Регистрационный номер документа. Даже если данное положение первое и единственное в своем роде, то номер ему все равно нужно присвоить: государственный стандарт[1] требует нумерации абсолютно каждого документа, созданного в организации. Положение, созданное двумя организациями, получает два номера, которые пишутся через дробь (см. Пример 2).
  • Место составления или издания документа. Этот реквизит оформляется в том случае, если место издания положения нельзя определить по наименованию организации. Так, например, для ЗАО «Томские коммунальные системы» заполнять его не требуется, в отличие от ОАО «Средневолжская строительная компания». Если в первом случае ясно, где находится предприятие, то по второму наименованию точное местонахождение организации определить невозможно.

С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).

  • Гриф утверждения документа. Обычно положения утверждаются руководителем организации. Но в рамках своей компетенции и при наличии соответствующих полномочий это может сделать и другое должностное лицо. Например, Положение о делопроизводстве по обращениям граждан может утвердить и административный директор. Гриф утверждения в положении состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (см. Пример 1).

Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом – обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2).

Пример 1

Верхняя часть положения, изданного филиалом организации

Общество с ограниченной ответственностью
«Самарское строительное предприятие»
(ООО «ССП»)

Тольяттинский филиал

ПОЛОЖЕНИЕ
о работе с заказчиками – физическими лицами

«10» июня 2014 г. № 12-ОПД

г. Тольятти

УТВЕРЖДАЮ Начальник филиала

Ромашов Л.А. Ромашов

10.06.2014

Пример 2

Верхняя часть положения, утвержденного двумя организациями

Закрытое акционерное общество
«Авторемонтное предприятие»

Общество с ограниченной ответственностью
«Восточный логистический центр»

(ООО «ВЛЦ»)

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2014/polozhenie/

Помощь юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: