Секретарь референт является материально ответственным лицом за канцелярию отправку писем

Содержание
  1. Секретарь референт является материально ответственным лицом за канцелярию отправку писем
  2. Письма лично на почту ношу…
  3. Должностная инструкция секретаря-референта
  4. Секретарь и документооборот
  5. Должностная инструкция секретаря: образец
  6. Описание должности секретаря, отличия от референта
  7. Как оформить должностную инструкцию для секретаря
  8. Образец должностной инструкции секретаря
  9. Организация документооборота на предприятии
  10. Первичная обработка документов
  11. Предварительное рассмотрение документов
  12. Регистрация
  13. Рассмотрение документов руководством
  14. Направление на исполнение
  15. Контроль исполнения
  16. Подшивка документов в дела
  17. Обязанности секретаря: организация, порядок, дисциплина
  18. Что предусматривают должностные обязанности секретаря?
  19. Организация работы секретаря
  20. Так, правильный рабочий стол секретаря не обойдется без:
  21. Секретарь — материально ответственное лицо?
  22. Работа с входящей/исходящей корреспонденцией
  23. Описание решения
  24. Перед началом работы
  25. Работа с входящей корреспонденцией
  26. Работа с исходящей корреспонденцией
  27. Права на работу с корреспонденцией
  28. Заключение

Секретарь референт является материально ответственным лицом за канцелярию отправку писем

Секретарь референт является материально ответственным лицом за канцелярию отправку писем

Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения; — Единой государственной системой делопроизводства; — Правилами и указаниями Росархива; — Уставом Общества; — Инструкцией по делопроизводству Общества; — Правилами внутреннего трудового распорядка Общества; — Приказами, распоряжениями руководства Общества; — Настоящей должностной инструкцией. 1.6. На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года. II.

IV. ПРАВА Секретарь-референт имеет право: 4.1. разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники; 4.2.

запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства; 4.3. рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества; 4.4.

вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники; 4.5.

требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации; 4.6. работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»; 4.7. осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков; 4.8.

Письма лично на почту ношу…

  • Перечень работ, где с исполняющими их работниками могут подписываться договора индивидуальной ответственности:
  • Прием и выплата платежей, продажа товаров и услуг.
  • Депозитарные и экспертные работы, а также работы, связанные с оборотом денежных знаков и ценных бумаг.
  • Работы, связанные с хранением материальных ценностей.
  • Работы, связанные с ремонтом бытовых вещей, автомобилей, драгоценностей, ядерных материалов, а значит, и с их временным хранением.
  • Перечень работ, где с исполняющими их работниками могут быть заключены договора коллективной ответственности, совпадает с предыдущим перечнем работ.
  • Оформление материальной ответственности: приказ о назначении и образец договора Скачать форму соглашения Вопрос о полной материальной ответственности должен быть закреплен отдельным соглашением.

Должностная инструкция секретаря-референта

Досылка или замена уже отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными, с отметкой о категории и виде отправления.
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 28.08.97 № 1108. Передача телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Документооборот внутренних документов.

Секретарь и документооборот

Добрый день, Нет, не правомерны. Вы несете ответственность только за переданное Вам для работы имущество.

По закону секретарь не является материально ответственным лицом (не указан в перечне соответствующих профессий) и с ним не может быть заключен договор о полной материальной ответственности.
Вы все сделали правильно.

По факту угроз можете обратиться в трудовую инспекцию и в прокуратуру (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 10 ФЗ «О прокуратуре РФ). Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права 1.

Внимание

Должностные инструкции Открыть в формате WORD I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.

1.2.
1.4. На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора. 1.5.

Что является первой «делопроизводственной» обязанностью секретаря руководителя и как быть, если в учреждении отсутствует служба дело-производства? Секретарь и документооборот организации. Работа с поступающими документами — предложения по рациональному распределению.

Что является первой «делопроизводственной» обязанностью секретаря руководителя и как быть, если в учреждении отсутствует служба дело-производства? Секретарь и документооборот организации. Работа с поступающими документами — предложения по рациональному распределению.

Спектр должностных обязанностей секретаря руководителя зависит, прежде всего, от наличия (или отсутствия) службы делопроизводства в организации. При отсутствии этой службы комплекс должностных обязанностей секретаря существенно расширяется.

Важно

Индивидуальная и коллективная материальная ответственность Законодатель в ТК РФ использует 2 категории: индивидуальную и коллективную материальную ответственность. Какая именно будет применяться, зависит от характера выполняемых работ.

Если с материальными ценностями работает группа людей, между которыми нельзя разграничить ответственность, то соглашение о полной материальной ответственности подписывается сразу со всем коллективом. Однако у каждого члена коллектива есть возможность снять с себя ответственность за причиненный ущерб.

Для этого ему необходимо доказать свою невиновность. И в то же время степень вины членов коллектива может различаться.

Об этом либо договариваются внутри коллектива, либо, если спор переходит в суд, степень вины устанавливается уже судом.

Одним из основных принципов организации работы с поступающими документами является их предварительное рассмотрение с целью рационального распределения по группам.

Этот принцип нормативно закреплен в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, п. 6.3.2. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на:

  • требующие обязательного рассмотрения руководством;
  • направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Какова в настоящее время методика распределения поступающих потоков документов? Рассмотрим имеющуюся практику распределения поступающих потоков документов в организациях. За основу положено 100% документов. Условно группа документов с пометкой «лично» составляет порядка 5% от всего массива поступающих документов.

Заведующие, другие руководители складов, кладовых (пунктов, отделений), ломбардов, камер хранения, других организаций и подразделений по заготовке, транспортировке, хранению, учету и выдаче материальных ценностей, их заместители; заведующие хозяйством, коменданты зданий и иных сооружений, кладовщики, кастелянши; старшие медицинские сестры организаций здравоохранения; агенты по заготовке и/или снабжению, экспедиторы по перевозке и другие работники, осуществляющие получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей.Заведующие и иные руководители аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместители, провизоры, технологи, фармацевты.Лаборанты, методисты кафедр, деканатов, заведующие секторами библиотек. II.

Источник: https://zakon52.ru/sekretar-referent-yavlyaetsya-materialno-otvetstvennym-litsom-za-kantselyariyu-otpravku-pisem/

Должностная инструкция секретаря: образец

Секретарь референт является материально ответственным лицом за канцелярию отправку писем

— Организация бизнеса — Кадры — Документы — Должностная инструкция секретаря

Сложно представить работу предприятия без канцелярии или приёмной.

Организация, планирование встреч, внутреннее делопроизводство, в том числе обработка входящей и исходящей корреспонденции – всё это ложится на плечи референта. Материал статьи расскажет об основных отличиях этой профессии от профессии секретаря, а также о том, что должен делать тот или другой специалист.

Также предстоит понять, как закрепить их обязанности и права документально, нужна ли должностная инструкция секретаря или можно ограничиться трудовым соглашением?

Описание должности секретаря, отличия от референта

Распространено мнение, что работа секретаря не отличается высоким престижем, так как основной круг занятий заключается в офисном времяпрепровождении, выполнении распоряжений директора предприятия. Но это представление ошибочно.

Дело в том, что секретарём считается должностное лицо, которое, по сути, выполняет функции личного помощника высшего руководителя.

К основным задачам можно отнести:

  • Обеспечение бесперебойной работы кабинета директора и приёмной. Нужно следить, чтобы под рукой всегда находилось достаточное количество канцелярских принадлежностей, бумаги, а также чтобы была исправна оргтехника.
  • Планирование рабочего времени руководителя. Здесь пригодится аналитический навык специалиста для расстановки приоритетных встреч с бизнес-партнёрами, представителями власти, гражданами. Важно своевременное напоминание о серьезных встречах, организация выездных мероприятий, конференций, командировок.
  • Контроль корреспонденции. Об этой обязанности нельзя забыть при оформлении должностной инструкции секретаря руководителя, так как именно на плечах этого сотрудника лежит задача контроля приёма, обработки, ответа на входящие письма.
  • Хранение локальных актов. В процессе работы директору или сотруднику компании может понадобиться изучить содержание ЛПА. Секретарь обязан обеспечить сохранность, оперативный доступ к таким документам, если учётной политикой и ДИ такая задача закреплена.
  • Взаимодействие со структурными подразделениями. Своевременность выполнения подчинёнными поручений директора также зависит от слаженных действий секретаря. Письменное распоряжение должно под подпись дойти до начальников отделов, а если контрольный срок просрочен – нужно напомнить об этом.

И референт, и секретарь должны обладать стрессоустойчивостью, внимательностью, располагать хорошей памятью, владеть грамотной устной и письменной речью. Чаще всего посетитель одним из первых должностных лиц видит именно секретаря или референта, поэтому большое внимание стоит уделить внешнему виду работника.

При сравнении профессий секретаря и референта можно наблюдать разницу, заключающуюся в возможностях занимаемой должности. К примеру, референту часто поручают работу с конфиденциальной информацией, вместе с чем повышается ответственность и, соответственно, оплата труда.

Как оформить должностную инструкцию для секретаря

На вопрос о том, составлять ДИ или нет, можно ответить, исходя из требований локальной политики компании (к примеру, при трудоустройстве многие управленцы предпочитают не перечислять функции работника в трудовом соглашении, а переносить их в полноценную инструкцию). В содержании положения об учётной политике должна описываться структура ДИ, а также приводиться бланк, образец заполнения.

В инструкции секретаря-референта описываются основные права и обязанности сотрудника. Локальный акт призван детально раскрыть, что должен делать специалист на занимаемой должности. Что можно требовать от подразделений, руководителя, что будет за невыполнение поставленных задач?

В правильно составленной инструкции прослеживается структура, включающая основную часть, блок обязанностей, прав и ответственности.

Можно дополнить содержание информацией о взаимодействии с другими работниками. Такой раздел описывает обязанности сотрудника приёмной по отношению к конкретным службам, помогает наладить обратную связь.

Сама форма инструкции не унифицирована, поэтому, формируя положение о делопроизводстве, управленец правомочен сам разработать бланки документа.

По общим правилам, ДИ утверждается высшим руководителем, поэтому в правом верхнем углу листа всегда находится слово «Утверждаю», под которым следует должность директора, фамилия, инициалы и дата подписания.

Общие положения содержат информацию о том, кто может быть назначен на эту должность, какими знаниями, навыками должен обладать специалист. Также кто принимает решение о назначении или увольнении.

Обязанности в ДИ раскрываются во втором разделе. Как правило, эта часть объёмнее других блоков информации.

Секретарь должен:

  • Контролировать качество подготовки, правильность составления, утверждения документов, представляемых на подпись руководству.
  • Принимать, обрабатывать, хранить входящую корреспонденцию, обеспечивать своевременную отправку исходящих писем.
  • Следить за рабочим графиком директора, оперативно его корректировать.
  • Выполнять работу по организационному обеспечению деятельности приёмной.
  • Формировать месячную, квартальную, годовую отчётность.

Учитывая направление работы, предприниматель может дополнять обязанности по собственному усмотрению. При этом нужно помнить, что объём возложенных задач должен соответствовать должности работника.

К примеру, должностная инструкция секретаря руководителя дополнительно содержит функции управления персоналом. У сотрудника, поставленного на эту должность, в подчинении будут находиться архивариус, делопроизводитель, другие должности согласно штатному расписанию.

Для работника недопустимо нарушение субординации и самовольное принятие решений там, где это не допускается локальной документацией. При таких обстоятельствах проводится служебное расследование, по итогам которого применяется дисциплинарное взыскание. В процессе проведения проверки тщательное внимание уделяется содержанию инструкции.

Образец должностной инструкции секретаря

Если локальными нормативными актами определяется обязательность принятия ДИ, то администрация должна обеспечить полное соответствие принимаемых документов установленным правилам. В рассматриваемом случае образец должностной инструкции секретаря должен соответствовать бланку, составленному по названым требованиям.

Надзорными органами проверяется качество выполнения директором трудового законодательства. Если порядок оформления ДИ установлен надлежащим образом, а сами работники ознакомлены с содержанием, то предприниматель избежит возможных проблем.

После того, как ДИ прошла процедуру утверждения, с документом нужно ознакомить сотрудника. Если содержание устраивает, а замечаний нет, то под заключительными положениями работник ставит личную подпись, дату.

Порядок хранения ДИ оговаривается локальной документацией учреждения. Оригинал инструкции нужен в течение всего периода работы специалиста, а также некоторое время после увольнения.

Нормативной документацией рекомендуется установить срок до 10 лет.

Скачать образец должностной инструкции секретаря.

После того, как сотрудник подписал ДИ, кадровый инспектор заверяет копию, а затем вручает референту. Последний обязан хранить документ на рабочем месте. Разработанный документ будет иметь юридическую силу при наличии согласия между сторонами трудовых отношений. Об этом должны свидетельствовать автографы сторон.

Работник может усмотреть несоответствие содержания ДИ по отношению к действующему законодательству. Если это действительно так, то секретарь будет прав – создаваемые локальные акты не должны ухудшать условия труда, предусмотренные законами.

В заключение нужно отметить, что перед тем, как составлять ДИ для секретаря, важно учесть масштабы компании, круг задач, которые должен выполнять работник. Чем больше предприятие, тем больший штат потребуется для административного отдела.

Опираясь на рекомендации данной статьи, управленец сможет сформировать ДИ, которая поможет закрепить основные обязанности, права, ответственность работника, а сам документ, при необходимости, станет надёжной юридической основной для привлечения к ответственности провинившегося сотрудника.

Источник: https://sovetkadrovika.ru/organizaciya-biznesa/dolzhnostnaya-instruktsiya-sekretarya.html

Организация документооборота на предприятии

Секретарь референт является материально ответственным лицом за канцелярию отправку писем

Организация документов в делопроизводстве включает в себя следующие этапы:

Первичная обработка документов

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа, количество листов документа, наличие приложений к ним.

При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание».

Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизовано экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. Документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении», содержащий наименование фирмы-получателя, дату поступления, входящий номер документа.

Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и других материалах.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

Предварительное рассмотрение документов

Секретарь–референт должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации.

Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Регистрация

Регистрация документа – это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале (на карточке) или на компьютере. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

Централизованная – при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например, в канцелярии, или одним работником, например, секретарем-референтом.

Децентрализованная – при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях секретарями подразделений.

Смешанная – при которой одна часть документов регистрируется централизованно, другая часть – в структурных подразделениях.

Важным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется только один раз. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

  • входящие документы
  • исходящие документы
  • внутренние документы
  • коммерческие контракты
  • документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»)

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация. Порядковый нумерационный номер присваивается по журналу, начиная с №1 (или № 01) с первого января каждого года по 31 декабря.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

  • 01 – индекс структурного подразделения
  • 05 – номер дела по номенклатуре
  • 134 – порядковый номер документа по журналу регистрации

В практической деятельности делопроизводительных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться также автоматизированная форма регистрации.

Чаще всего, особенно в небольших фирмах, применяются журналы: журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации исходящих документов, журналы регистрации внутренних документов (журнал регистрации приказов по основной деятельности, журнал регистрации приказов по личному составу) и др.

В качестве примера приведем форму журнала регистрации входящих документов:

При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации.

Бланки карточек изготавливаются типографским способом на плотной бумаге формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 шт.

Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно-справочную, третий – может быть передан исполнителю вместе с документом.

Ниже представлен образец регистрационной карточки:

Рассмотрение документов руководством

После регистрации документы передаются на рассмотрение и принятия решения руководителю организации. Принятие управленческого решения по конкретному документу – одна из основных функций руководителя. Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях (см. реквизит 17).

В резолюции руководитель организации должен определить исполнителя, дать четкие указания по исполнению документа и установить реальные сроки исполнения. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал или регистрационную карточку.

Резолюция является основанием взятия документов на контроль.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Направление на исполнение

Исполнение резолюции руководителя организации осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется в журнале регистрации или в регистрационной карточке. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

Подготовленный проект документа, а также все материалы, на основании которых проект готовился, передаются секретарю–референту для проверки правильности оформления. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю.

Правильно оформленный проект документа передается секретарем-референтом на подпись руководителю организации. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и, если это ответные письма, передаются на отправку (в канцелярию, экспедицию, секретарю).

Контроль исполнения

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения, регулирование хода и анализ результатов исполнения документов. Различают следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Текущий контроль – это ежедневная подготовка сведений, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. Предупредительный контроль заключается в своевременном за 2-3 дня предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса.

Итоговый контроль представляет собой аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом.

На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются причины и вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

Подшивка документов в дела

В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии или секретарь-референт.

Кроме секретаря-референта дела формируют и сотрудники структурных подразделений организации. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий канцелярией, заведующий архивом или секретарь-референт.

В дело подшиваются документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Например, приказы по личному составу подшиваются отдельно от приказов на отпуска и командировки сотрудников, а также от приказов по основной деятельности и др.

Документы внутри дела следует располагать в хронологической последовательности, т.е. по их датам (подписания, поступления или исполнения). До сдачи дел в архив допускается хранение документов текущего года в специальных папках-регистрах.

Папки типа «скоросшиватели» здесь непригодны, так как документы в них располагаются в обратной хронологической последовательности.

Источник: https://dogovorum.ru/article/organizaziya-documentooborota

Обязанности секретаря: организация, порядок, дисциплина

Секретарь референт является материально ответственным лицом за канцелярию отправку писем

История профессии секретарь берет свое начало еще со времен Древнего Рима. В то время состоятельные патриции имели при себе специального человека – секретаря, в обязанности которого входило давать советы патрицию и обязательно держать в секрете все, что он знает о делах и намерениях первого. Позже европейцы оценили, насколько важна  профессия секретарь и также начали широко ее вводить.

Сегодня секретарь – это не просто один из многочисленных сотрудников компании, это в первую очередь ее лицо.

Внимательность, порядочность, организованность и приветливость – это те качества, которыми должен обладать секретарь, чтобы располагать к себе людей и формировать у них позитивное впечатление о компании.

Он также должен иметь отличные коммуникационные навыки и уметь четко и логично излагать свои мысли, так как в некоторых случаях секретарь может входить в делегацию участвующую в переговорах. Как вести переговоры можно узнать здесь.

Что предусматривают должностные обязанности секретаря?

В зависимости от специфики компании или фирмы обязанности секретаря могут немного изменяться, но в большинстве случаев они предусматривают выполнение следующих функций:

  • Ведение документации. Секретарь контролирует правильность составления документов, которые направляются на подпись руководству, а также систематизирует документы, периодически пересматривая их и отправляя часть в архив, а часть на уничтожение.
  • Создание рабочего плана для руководителя компании – назначение встреч, организация совещаний и брифингов, что напоминает обязанности офис менеджера.
  • Прием телефонных звонков, писем, электронной почты, которые адресуются руководителю. Кроме того, функции секретаря предусматривают составление и правильное оформление исходящей документации.
  • Контроль своевременного выполнения поручений руководства сотрудниками компании, а также принятие мер в отношении их качественного и своевременного выполнения.
  • Документальное оформление приема и увольнения сотрудников, а также заполнение и учет их трудовых книжек.
  • Обеспечение своего рабочего пространства и рабочего пространства руководителя необходимыми канцелярскими приспособлениями. Именно секретарь должен следить за тем, чтобы на столе руководителя всегда были необходимые предметы для качественной работы. Секретарь выбирает и заказывает всю необходимую канцелярию, именно поэтому хороший магазин канцелярии – лучший друг современного секретаря.
  • Должностная инструкция секретаря также предусматривает сохранение им конфиденциальности коммерческой информации. 

Кроме того, секретарь должен отличаться культурой поведения и презентабельным внешним видом. Дополнительным преимуществом хорошего секретаря будет знание английского или другого иностранного языка, особенно если среди посетителей компании часто бывают иностранцы. 

Организация работы секретаря

Обязанностей у секретаря довольно-таки много, и чтобы хорошо и своевременно справляться с ними, нужно позаботиться о правильной организации рабочего пространства.

Кроме того, внешний вид приемной, где работает секретарь, должен быть презентабельным и аккуратным, так как это влияет на мнение о работе всей организации. Поэтому в обязанности секретаря референта входит поддержание рабочего пространства в чистоте и порядке.

Кроме того, работа в офисе требует наличия большого количества разных канцелярских приспособлений. 

Так, правильный рабочий стол секретаря не обойдется без:

  • Настольного органайзера, где будут находиться ручки, карандаши, степлеры, скрепки и другая полезная канцелярия;
  • Средств коммуникационной техники – ноутбука, факса, телефона и т.д. 
  • Календаря (еженедельника);
  • Блокнота для записей.

Все принадлежности на рабочем столе должны располагаться компактно, чтобы большая часть пространства оставалась свободной. Все папки с документами должны располагаться в шкафах. Хорошей идеей будет выбрать папки разной расцветки с возможностью делать отметки – это позволит быстро найти нужный документ. Для хранения большого количества документов подойдут папки-регистраторы.

Правильная организация рабочего места позволит избежать лишних затрат времени при выполнении поручений и любых операций с документами.

Таким образом, должность секретаря является одной из ключевых в любом учреждении. Секретарь – это главный помощник руководителя, а также лицо компании. Именно поэтому, человек, занимающий эту должность должен обладать необходимыми личностными качествами, быть организованным, дисциплинированным и хорошо справляться с должностными обязанностями.

Источник: http://kanc-expert.com.ua/obyazannosti-sekretarya-organizatsiya-poryadok-distsiplina/

Секретарь — материально ответственное лицо?

Внимание ФУНКЦИИ На секретаря-референта возлагаются следующие функции: — прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции; — подготовка проектов документов по указанию Генерального директора; — контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору; — контроль исполнения документов и поручений; — организация работы приемной Генерального директора; — документирование деятельности совещательных органов Общества; — разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества; — организация документов в делопроизводстве; — организация бездокументного обслуживания Генерального директора. III. ОБЯЗАННОСТИ Секретарь-референт: 3.1. выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений; 3.2.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

Секретарь референт является материально ответственным лицом за канцелярию отправку писем

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте.

У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.

Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.

Решение имеет смысл использовать в случаях, когда компания не использует рекомендации ГСДОУ для ведения делопроизводства и штатный модуль «Классическое делопроизводство» является функционально избыточным, а его модификация трудозатратной.

Описание решения

Техническое решение «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» позволяет автоматизировать следующие задачи:

  • Регистрация в реестре входящей и исходящей корреспонденции
  • Контроль получения входящей корреспонденции адресатом
  • Согласование исходящих отправок
  • Формирование списка отправлений по форме Почты России

Техническое решение основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях “Управление электронными документами” и “Управление деловыми процессами”.

Перед началом работы

Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль.

Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера.

Работа с входящей корреспонденцией

На первом этапе, сотрудник, отвечающий за регистрацию входящей корреспонденции (например, секретарь приемной), в справочнике «Входящая корреспонденция» создает новую запись.

В качестве адресата есть возможность указать: работника, подразделение, бизнес-юнит или установить «Неизвестно», если адресата невозможно определить, не распечатывая конверт. В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата.

При сохранении новой записи ей присваивается рег. номер. Записи устанавливается статус «Зарегистрирован».

Входящая корреспонденция

По кнопке «Штрихкод» печатает штрихкод и наклеивает на входящий документ.

Если в течение 5-ти дней (для срочных – 2 дня) входящий документ не будет извлечен, то уведомление о необходимости получить почту придет адресату (если адресат – работник), ассистенту отдела (если адресат – подразделение), всем ассистентам отдела (если адресат бизнес-юнит или неизвестен).

При получении входящей корреспонденции работник приходит к ответственному за регистрацию лицу. Для регистрации факта получения письма необходимо на ноутбуке, который расположен на месте регистрации/ресепшене, зайти по ярлыку, расположенному на рабочем столе.

Ярлык на рабочем столе

Программа попросит работника идентифицироваться (он вводит свой логин и заданный ранее пароль для работы с корреспонденцией). Выбирает режим работы. В данном случае выбирает «Получение входящей».

Далее при помощи сканера Штрихкодов, который также расположен на на месте регистрации/ресепшене, считывает ШК с конвертов и нажимает кнопку «Получить».

Карточка “Работа с корреспонденцией”

После получения корреспонденции в карточке соответствующих записей устанавливается пользователь, который извлек письмо, дата извлечения и статус «Извлечен».

При необходимости, придя на рабочее место работник может дополнить регистрационную карточку входящего письма. Если оказалось, что письмо адресовано не ему, он может вернуть письмо отв.

лицу, при этом в карточке записи очистится поле «Получил» и установится статус «Возвращен».

Перейдя на вкладку «Опись» можно внести опись содержимого письма. Нажав кнопку «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника. По кнопке «Задачи» выводятся все задачи, в которые вложена данная запись справочника.

В справочнике «Входящая корреспонденция» всегда можно отследить когда, от какой организации, каким образом были получены письма, кто и когда их получил, а также, что было в этих письмах.

Работа с исходящей корреспонденцией

Инициатор создает регистрационную карточку в справочнике «Исходящая корреспонденция» на каждое отправление.

Карточка содержит следующую информацию: отправитель, Центр-затрат, Способ отправки, стоимость отправки, Адресат, Рег.номер и дата.

В описи можно описать содержимое отправки, а по кнопке «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника.

Сохранив регистрационную карточку исходящего письма необходимо распечатать штрихкод по кнопке «Штрихкод» и наклеить на конверт. По кнопке «Адрес» можно распечатать адрес получателя, предварительно скорректировав данные (адрес формируется из почтового адреса получателя и заполненных полей «Кому»).

При отправке курьерской службой необходимо отправить карточку на согласование, нажав кнопку «На согласование». При этом откроется диалоговое окно с параметрами маршрута. Для каждого центра затрат он индивидуальный (настраивается в справочнике «Центры затрат»). Пользователь может убрать или добавить исполнителей, которые согласовывают экспресс-отправку.

Параметры маршрута “Согласование исходящей корреспонденции”

Будет отправлена задача на согласование отправки. После утверждения инициатору придет уведомление об утверждении. Если отправка не согласована, то при передаче письма секретарю появится сообщение об ошибке.

При передачи исходящей корреспонденции отв.

лицу необходимо на компьютере на месте регистрации/ресепшене зайти по ярлыку «Получение, отправка и возврат корреспоненции» под своими учетными данными (логин пользователя и пароль, заданный ранее для работы с корреспонденцией) в режиме «Передача исходящей». Считать штрихкоды отправок и нажать «Отправить». При этом автоматически в карточке отправок будет зафиксировано: пользователь, передавший документ, дата передачи и изменен статус на «На отправке».

Работа с корреспонденцией

В справочнике «Исходящая корреспонденция» всегда можно отследить кто, когда, какой организации, каким образом отправлял письма.

Ответственный за отправку сотрудник (например, секретарь приемной) для отправок по Почте России формирует отчет «Список отправлений по форме Почты России» и фиксирует факт отправки с помощью сценария «Перевод корреспонденции в статус отправлено». Отв.

сотрудник имеет возможность зафиксировать в факт получения оправления Адресатом, а также факт возврата отправлений (по кнопкам из карточки отправки).

Отчет «Список отправлений по форме Почты России»

Права на работу с корреспонденцией

В решении «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» предусмотрены разные виды прав на поля рег. карточек. Права зависят от статуса корреспонденции и текущего пользователя.

Для входящей корреспонденции права разграничиваются для секретаря приемной, ассистентов отделов, адресата и остальных пользователей.

Для исходящей корреспонденции: для секретаря приемной, ассистентов отделов, отправителя и остальных пользователей.

При этом, если установлен признак конфиденциальности письма, то опись и документы смогут увидеть только Адресат (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для вх. корреспонденции), Отправитель (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для исх. корреспонденции).

Заключение

Внедрение технического решения позволяет автоматизировать процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции на предприятии. Как следствие происходит:

  • экономия ручного труда секретаря и всех отправителей;
  • обеспечение быстрого и удобного поиска по всем входящим/исходящим отправлениям;
  • разграничение прав доступа к корреспонденции;
  • безопасная работа с конфиденциальными отправлениями;
  • упорядоченное хранение информации по всем отправкам.

Источник: https://www.directum.ru/solution/5335446

Помощь юриста
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: